هر کس می خواهد کسب و کار ایمنی داشته باشد نیاز به یک سیستم کنترل دسترسی دارد. به استثنای اینکه دفتر کار شما کمتر از 10 کارمند داشته باشد که در این صورت بوسیله یک قفل هم می توان از آن حفاظت کند، در موارد دیگر لازم است یک سیستم کنترل دسترسی در محل کار خود نصب کنید.

چنین سیستمی هر گونه تهدید امنیتی را مهار می کند و به شما آرامش می دهد. بهتر است که صاحبان سرمایه و کار قسمتی از محل کار خود را نسبت به دسترسی مشتریان محدود کنند.

بسیاری از نهادهای غیر تجاری دیگر نیز از تکنولوژی کنترل دسترسی استقبال کرده‌اند مانند بیمارستان ها، مدارس، دانشگاه ها، باشگاه های ورزشی و تفریحی، ساختمان های دولتی، آپارتمان ها و ساختمان های شهرداری.

این سازمان ها به اهمیت این نکته پی برده اند که نباید اجازه داد ديگران آزادانه  مابین تسهیلات پرسه بزنند. در چنین سیستمی، بر خلاف  سیستم قفل و کلیدهای سنتی، تعیین می شود که چه کسی اجازه ورود به درون سازمان را دارد .

سیستم کنترل دسترسی مزایای بسیاری دارد، از جمله:

دسترسی به مناطق مشخصی را محدود می کند

هیچ کسب و کاری وجود ندارد که کارمندانش به کلیه دفاتر آن دسترسی کامل داشته باشند . به عنوان مثال، بخش منابع انسانی، اسناد و اطلاعات حساس هر کارمند را نگهداری می کند و نباید در دسترس همه اعضاء قرار بگیرد . با استفاده از کلیدکارت های سیستم کنترل دسترسی ، سازمان می تواند به دسترسی افراد به آن دفتر خاص را کنترل  نماید.

کپی برداری را دشوار می سازد

هر کس با یک نیت بد می تواند به راحتی یک کلید فیزیکی را کپی کند و از آن برای دسترسی به محل مورد نظر استفاده کند و رسیدن به این هدف هزینه زیادی در بر نخواهد داشت. این به این معنی است که مجبور خواهید شد قفل را عوض کنید.

چه مدت قادر خواهید بود با این روند کار کنید ؟ در سیستم کنترل دسترسی اگر یکی از کلیدها گم شود، دسترسی به سیستم راحت تر است؛ تنها چیزی که لازم است تغییر کدها و لغو دسترسی کلید کارت گمشده به سیستم می باشد .

سیستم کنترل دسترسی کارایی بالایی دارد

کنترل دسترسی را می توان در جاهایی فراتر از بازکردن درب استفاده کرد. شما می توانید با استفاده از چنین فن آوری برای باز کردن راهبندها، حفاظ های گردان ، حصار های موتوردار و درهای پارکینگ استفاده کنید. بدین ترتیب از دسترسی هرگونه مهاجم  به محل کار جلوگیری خواهد کرد، و محیط را برای همگان امن تر می کند.

از چیزهای ارزشمند شما محافظت می کند

اگر در کسب و کارتان چیزهای ارزشمندی داشته باشید که خیلی آسان و سریع قابلیت فروش وتبدیل شدن به پول را دارد، باید اطمینان حاصل کنید که در دفتر کارتان بصورت کاملاً امن نگهداری می شود. حتی در صورتی که یکی از کارکنان شما تصمیم به سوءاستفاده از کلیدکارت خود و سرقت بگیرد، شما قادر خواهید بود در پشت میز خود نشسته و بفهمید چه کسی دقیقا این کار را انجام داده است چون می توان از هر کامپیوتر که به شبکه شما متصل باشد این سیستم ها را مدیریت کرد. در صورتی که ، با یک کلید به روش سنتی، بسیار دشوار خواهد بود فهمیدن اینکه چه کسی سرقت را انجام داده است .

امکان دسترسی به چند مکان مختلف را به شما می دهد

برای کسب و کارهایی که دارای مکان های مختلف یا فضاهای باز چندگانه هستند، سیستم های کنترل دسترسی برای آن دسته از مدیران و کارکنان که از یک ساختمان به ساختمان دیگر یا از جایی به جایی دیگر در رفت و آمد هستند کار را ساده کرده  تا بدون هیچ مشکلی مسئولیت خویش را انجام دهند، که این راه حل بهتر از داشتن کلیدهای فیزیکی متعدد برای دفاتر مختلف برای هر کارمند به نظر می رسد .

موجب صرفه جویی در انرژی و هزینه می‌شود

یکی دیگر از موارد مهم در مورد سیستم های کنترل دسترسی این است که می توان آنها را با هر سیستم دیگری در ساختمان مانند سیستم گرمایش و تهویه هوا (اچ واک) هماهنگ کرد. پیچیده ترین مدل این سیستم ها قادر خواهند بود به شما اعلام کنند که کدام قسمت خاص از ساختمان نیاز به روشن شدن، گرم شدن یا خنک شدن در هر لحظه خاص دارند. این نکته به صرفه جویی در هزینه های مربوط به انرژی کمک بسزایی می کند تا از گرمایش یا خنک شدن هر اتاقی که نیازی به آن نیست، جلوگیری نماید .

 عملکرد کارکنان ساده و آسان می کند

برای اکثر کسب و کارهای سطح بالا ، پردیس ها و مجتمع های آپارتمانی این قابلیت در سیستم وجود دارد که دسترسی به یک کارت کلید را محدود سازد و یا حتی امکان ساخت کلید گمشده یک نفر را دارد بدون آنکه کلید هایی که دیگر افراد برای دسترسی به آن ساختمان از آن استفاده می کنند لازم به تغییر باشد.

به راحتی ورود و خروج افراد را ضبط می کند

علاوه بر اینکه قابلیت لغو هر گونه امتیاز ورود با کارت کلید قبلی در این سیستم وجود دارد ، سیستم های کنترل دسترسی  اطلاعات مربوط به هر کسی که وارد ساختمان می شود را ضبط و ذخیره می کند.

به محض اینکه یک کارمند کارت خود را وارد دستگاه کارت‌خوان می کند، سیستم زمان ، مکان و جزئیات شخص مورد نظر را که به ساختمان دسترسی داشته را ثبت می‌کند .

این امکان از دو طریق در امر مدیریت مفید است . اولا به راحتی می توانید بدانید که آیا کارکنان شما در زمان مشخص خود در سر کار حاضر می شوند  یا همیشه دیر می کنند و آیا در زمان خود محل کار را ترک می کنند.

دوماً شناسایی افرادی را که در آن زمان به ساختمان دسترسی داشته اند را به آسانی ممکن می سازد و در صورتی که متوجه شوید که سرقت یا قصوری صورت گرفته است به شما کمک خواهد کرد که مقصر را شناسایی کنید .